每一場活動策劃都很(hěn)注重信息的傳播,而傳播信息的平台就稱之為(wèi)媒體(tǐ)。如今信息轟炸時代,除了傳統媒體(tǐ)(報紙、雜志(zhì)、廣播、電(diàn)視)依舊發揮着不可(kě)替代的作(zuò)用(yòng)外,互聯網、手機、直郵、IPTV、電(diàn)子雜志(zhì)等越發顯出其強大的優勢。作(zuò)為(wèi)活動策劃方和業主,要對媒體(tǐ)有(yǒu)一個全面的認知以至可(kě)以充分(fēn)利用(yòng)身邊的媒體(tǐ)資源。
如果邀請媒體(tǐ)參加活動,你需要考慮他(tā)們以什麽方式參加,何時參加。他(tā)們是否會作(zuò)為(wèi)應邀賓客參加?如果是這樣,在訂購(gòu)食物(wù)和飲料時就應該将其人數考慮在内。你是否考慮開一個專門的新(xīn)聞發部會?他(tā)們有(yǒu)什麽要求?如果你能(néng)考慮他(tā)們的需求,并且盡最大努力來滿足他(tā)們的需求,這對你也是最有(yǒu)利的。他(tā)們可(kě)能(néng)需要場地提供攝制組停靠車(chē)輛、鋪設電(diàn)纜的地方,以及媒體(tǐ)器材合适的電(diàn)源接口。他(tā)們可(kě)能(néng)會進行現場直播,需要在特定時間進行特别采訪。花(huā)些時間詢問他(tā)們需要什麽。如果你能(néng)預料到他(tā)們的需求就更好了。指定一些員工(gōng)專門為(wèi)媒體(tǐ)服務(wù),以确保他(tā)們能(néng)夠采訪到他(tā)們想要采訪的人。提前為(wèi)他(tā)們準備好宣傳材料,以确保他(tā)們攝像做出安(ān)排,提前組織好需要一起照相的人。
上次在一個宴會廳舉辦(bàn)的名(míng)人活動上,籌辦(bàn)人員為(wèi)媒體(tǐ)專門準備了一個安(ān)靜、設備齊全、不受幹擾的房北京時間,并在裏面擺放了茶點和宣傳資料。安(ān)排指定人員将接受采訪的關鍵人物(wù)帶進來,并請他(tā)們擺好姿勢照相,這樣避免了在活動當中(zhōng)人們進行重要談話時去完成這項工(gōng)作(zuò)。
媒體(tǐ)工(gōng)作(zuò)人員通常是非常忙碌的。策劃人員要尊重他(tā)們的時間,決不能(néng)忘記他(tā)們對于你的活動的積極報道的關鍵作(zuò)用(yòng)。要盡可(kě)能(néng)和媒體(tǐ)協同合作(zuò),想到配合,共同促進比方的工(gōng)作(zuò)。媒體(tǐ)可(kě)能(néng)需要一個能(néng)讓他(tā)們進行私下采訪和拍照的房間。要知道,媒體(tǐ)人士要從諸多(duō)活動中(zhōng)挑選一些來參加。如果你想讓他(tā)們選擇你的活動,你就必須讓他(tā)們感到與你合作(zuò)會很(hěn)愉快,這一點是非常重要的。努力和他(tā)們合作(zuò),在合作(zuò)中(zhōng)建立工(gōng)作(zuò)關系,盡管如此,策劃人員還要清楚他(tā)們随時可(kě)能(néng)因有(yǒu)重要新(xīn)聞被叫走,而中(zhōng)斷了在你的活動中(zhōng)的工(gōng)作(zuò)。
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法律顧問 王偉香 北京華泰律師事務(wù)所