會議期間召開新(xīn)聞發布會有(yǒu)哪些好處？

    新(xīn)聞發布會議形式包括記者招待會、新(xīn)聞發布會、酒會等。一般來說，酒會更自由、随意一些，非正式一些，氣氛也相對輕松一些，它可(kě)以單獨召開，也可(kě)以附屬于其它形式，比如，有(yǒu)的在招待會後舉行酒會或茶會。記者招待會一般是專題性的，以“答(dá)記者問”為(wèi)主要特色。另外，新(xīn)聞發布會由公(gōng)關負責人執行即可(kě)，而記者招待會一般有(yǒu)更高層次官員出席。在這些形式中(zhōng)，最為(wèi)常見的是新(xīn)聞發布會。   
    新(xīn)聞發布會要素：  
    目的   
    信息發布的目标受衆   
    拟邀請對象   
    發布會規模   
    新(xīn)聞發布會涉及到的事情大同小(xiǎo)異，一般來說，包括這幾大部分(fēn)：  
    1、活動策劃與主題确定   
    2、節目策劃與議程安(ān)排  
    3、資料準備  
    4、與會人員邀請、溝通與确定  
    5、時間、場地落實與場景布置  
    6、産(chǎn)品展示、演示與信息發布  
    7、現場氣氛控制  
    一、清楚發布會所要達成的目标，發布會的類型，以确定其規格、方向和基本風格。  
    大體(tǐ)上，新(xīn)聞發布會可(kě)以分(fēn)為(wèi)如下幾個類别，而且風格也基本沿用(yòng)下述套路：  
    1、政治性——嚴肅感  
    2、高科(kē)技(jì )産(chǎn)品類——正規中(zhōng)帶有(yǒu)活潑  
    3、農業類别——親切、環保  
    4、文(wén)化類别——文(wén)化感、曆史感  
    5、一般工(gōng)業品——科(kē)技(jì )感、品質(zhì)感  
    6、娛樂類——活潑，前衛  
    7、時尚産(chǎn)品——經典中(zhōng)帶有(yǒu)時代氣息  
    8、工(gōng)藝品類——經典、古拙   
    9、其他(tā)類别——相應的風格  
    二、成立籌委會，組織相關的人員，确定組織、人員保障。  
    一個發布會牽涉到方方面面，各項工(gōng)作(zuò)相互鏈接，相互聯系，彼此交叉，必須統籌安(ān)排，多(duō)管齊下，同時進行，僅憑一己之力，殊難完成。  
　 建立組織的原則：一是“專業原則”，專業的人做專業的事，知人善任。比如，經銷商(shāng)的溝通，市場銷售部門是對口部門。其中(zhōng)，專家、官員溝通一般要公(gōng)關負責人、企業高層出面，不另設組。新(xīn)聞界的溝通與資料的準備都是公(gōng)關部門人員的專業特長(cháng)，故新(xīn)聞界的溝通也不另設組；二是“平衡原則”，因事設組，每個組的工(gōng)作(zuò)量相對平衡；三是“分(fēn)工(gōng)原則”，分(fēn)工(gōng)應該明确，職責分(fēn)明，以防止互相推委的現象，另外，隸屬分(fēn)工(gōng)和橫向協作(zuò)都要明确；四是“扁平原則”，一般在大型的活動中(zhōng)有(yǒu)多(duō)層次的“金字塔”結構，但在中(zhōng)型的活動中(zhōng)，不宜層級大多(duō)，以保證靈活機動，人員不要太多(duō)，精(jīng)幹、高效為(wèi)要；五是“制度原則”，盡管是臨時性組織，但一旦加入組織機構，人員就應受規章制度的約束。  
　　發布會通常牽涉到各個部門，一般來說，公(gōng)司或組織得高層及分(fēn)管副總會在籌委會中(zhōng)擔任一定的職務(wù)。公(gōng)司高層，甚至于最高領導人會有(yǒu)些講話和表态。在整個活動中(zhōng)，相關部門人員的工(gōng)作(zuò)可(kě)能(néng)在時間上會與其日常工(gōng)作(zuò)相沖突，赢得各個部門的理(lǐ)解和支持很(hěn)重要。  
　　籌辦(bàn)新(xīn)聞發布會，牽扯的精(jīng)力和時間比較多(duō)，條件許可(kě)的話，應該請專業公(gōng)司代理(lǐ)。  
三、确定時間、流程與目标管理(lǐ)，并做好反饋、調整。   
　　時間的控制，一般以時間進度表（倒計時）的方式來表現。注意在安(ān)排的時間上要合理(lǐ),同時要留有(yǒu)餘地，一般來說,前面的時間、進度要安(ān)排得緊湊一些，保證後面有(yǒu)時間來調整、完善。  
　　整個活動是一個系統工(gōng)程，流程管理(lǐ)是指在活動中(zhōng)各項工(gōng)作(zuò)内容之間的相互銜接、協調和配合關系及其有(yǒu)機組合的過程管理(lǐ)。比如在活動中(zhōng)，主題内容、意義确定才能(néng)确定議程、規格，規模、規格确定才能(néng)确定人數，人數确定才能(néng)落實場地，場地落實才能(néng)現場布置等等。流程管理(lǐ)使總協調人對于整個活動的各個部分(fēn)有(yǒu)着清晰的認識，便于找出工(gōng)作(zuò)的關鍵點、重點、難點，一般以程序框圖表現。  
    四、活動策劃、确定活動主題。  
    活動策劃主要包括如下内容：  
    1、會議議程策劃安(ān)排大多(duō)數發布會整個過程就是講話，念稿件，例行演示。實際上，盡管發布會是一個正式的會議，但可(kě)以做得更活躍一些，尤其是會議的開幕。  
　　 在會議議程安(ān)排時，注意緊湊、連貫，從實踐來看，一般控制在一到兩個小(xiǎo)時為(wèi)宜。特别是發言的時間，演講稿件字數應該控制在把問題講清楚的長(cháng)度，不宜太長(cháng)，也不宜太短，實踐中(zhōng)，15分(fēn)鍾到20分(fēn)鍾之間比較合适。  
2、主題策劃發布會的主題，可(kě)以有(yǒu)多(duō)種取法，常見的是在主題中(zhōng)直接出現“XXX發布會”字樣，也有(yǒu)的有(yǒu)一個大的主題，下面為(wèi)正題，也有(yǒu)兩者的結合。  
　　另外，按照國(guó)家新(xīn)聞出版有(yǒu)關部門的規定，凡是主題中(zhōng)有(yǒu)“新(xīn)聞”字樣的發布會，須經國(guó)家新(xīn)聞出版部門的審批。一般來說，實踐中(zhōng)，很(hěn)多(duō)企業略去“新(xīn)聞”字樣，采用(yòng)其它稱法。  
　　确定參會人員是一項很(hěn)重要的工(gōng)作(zuò)，也是一個變化較多(duō)的因素，而它的變化将影響到整個發布會的規格與規模，進而影響發布會的各個因素。比如，重要人物(wù)的出席和缺席可(kě)能(néng)影響規格，或者方便起見，會議地點或會議的一部分(fēn)内容改為(wèi)機場、貴賓室進行，或者時間調整等。因此，這是總協調工(gōng)作(zuò)控制的“關鍵點”，宜重點來抓。  
　　參會人員的選擇上，服務(wù)發布内容需要的原則，選擇相關性強的人員參加。一般來說，官員都選擇講話較有(yǒu)份量的人物(wù)，而專家則是在該領域有(yǒu)建樹或名(míng)氣大的人。  
　　 新(xīn)聞記者則是發布會的重頭，一般來說，先造一份拟邀請的名(míng)單，提前一周時間發出邀請函，然後電(diàn)話落實。時間較突然的新(xīn)聞事件可(kě)以采用(yòng)電(diàn)話和傳真的方式。落實好後做好分(fēn)類的統計工(gōng)作(zuò)。  
五、拟定活動策劃案和具(jù)體(tǐ)操作(zuò)方案。  
　　活動策劃案是指導整個活動的戰略、戰術文(wén)本，供策劃活動用(yòng)。一般來說，會議核心成員才提供。   
　　 具(jù)體(tǐ)操作(zuò)方案則是用(yòng)于企業内部或者協助代理(lǐ)公(gōng)關公(gōng)司，指導整個活動的具(jù)體(tǐ)操作(zuò)，一般比較詳細，具(jù)體(tǐ)到每一個人每一步，甚至具(jù)體(tǐ)到胸卡的内容，時間上具(jù)體(tǐ)到分(fēn)鍾。一般會議人員人手一份。  
六、新(xīn)聞通稿及相關資料準備提供給媒體(tǐ)的資料，一般以廣告手提袋或文(wén)件袋的形式，整理(lǐ)妥當，按順序擺放，再在新(xīn)聞發布會前發放給新(xīn)聞媒體(tǐ)，順  序依次為(wèi)：  
    1、會議議程  
    2、新(xīn)聞通稿  
    3、演講發言稿  
    4、公(gōng)司/組織宣傳冊  
    5、有(yǒu)關圖片  
    6、紀念品(或紀念品領用(yòng)券)  
    7、企業新(xīn)聞負責人名(míng)片(新(xīn)聞發布後進一步采訪、新(xīn)聞發表後寄達聯絡)  
    新(xīn)聞通稿包括如下：  
    1、消息稿。字數較短，一般在1000字以内，發布起來快，有(yǒu)的媒體(tǐ)在發布會結束不到一小(xiǎo)時就已經出版。  
    2、通訊稿。篇幅較長(cháng)，内容充實，一般是深度分(fēn)析，重點報道。消息不能(néng)講清楚的背景等問題可(kě)以進行詳細闡述。消息一般是一篇即可(kě)，通訊稿則可(kě)以從不同角度提供多(duō)篇，也可(kě)以以答(dá)記者問的形式表現。  
    3、背景材料。  
    4、圖片資料。  
    以上資料一般以書面形式提供，也可(kě)以另外附電(diàn)腦光盤、軟盤的形式。  
    5、重要發言。對新(xīn)聞記者有(yǒu)用(yòng)的發言稿。比如，企業最高負責人的發言，技(jì )術、營銷分(fēn)管領導的發言等，有(yǒu)些有(yǒu)新(xīn)聞價值的代表的發言也可(kě)以列入新(xīn)聞記者的資料中(zhōng)，但是以對記者報道有(yǒu)益為(wèi)标準。  
    6、公(gōng)司或組織的宣傳冊。  
    7、參會重要人物(wù)、知名(míng)人士材料。  
    七、時間選擇與場地落實、現場布置。  
　 時間選擇在新(xīn)聞策劃中(zhōng)是一種藝術，發布時機選擇不同，效果迥異。  
企業發布會有(yǒu)時要避開重大的事件、會議，比如“兩會期間”版面較緊張，記者也大多(duō)有(yǒu)安(ān)排，時間上不能(néng)保證。有(yǒu)時則要趨近于某些時機，比如相關性大的時候，起到借勢的效果。  
　 另外，在時間上，一般選擇人們容易記起的日子，如節日，一月之月初、月末，也要避開一些禁忌日。如果是星期六、星期天或其他(tā)節假日，可(kě)以考慮在下午進行。  
    場地的選擇上，一般綜合考慮以下幾點：  
    一、是品位與風格。  
    場地可(kě)以選擇戶外，也可(kě)以選擇在室内，但以室内為(wèi)常見。因為(wèi)各方面的配套好一些。  
    酒店(diàn)有(yǒu)不同的星級，從此次發布會來看，選擇五星級或四星級是可(kě)以的。  
    另外，非正式的會議，或離自然、健康較近的産(chǎn)品屬性，可(kě)以選擇在避暑山(shān)莊等地召開。  
    酒店(diàn)也有(yǒu)不同的風格，不同的定位，選擇酒店(diàn)的風格要注意與發布會的内容相統一。  
    二、是實用(yòng)性與經濟性。  
    會議廳容納人數？主席台的大小(xiǎo)？投影設備、電(diàn)源？布景、胸部麥克風、遠(yuǎn)程麥克風？相關服務(wù)如何？住宿、酒品、食物(wù)、飲料的提供？價錢是否合理(lǐ)？有(yǒu)沒有(yǒu)空間的浪費？等等，這些都要考慮。  
    三、是方便性。  
    離主要媒體(tǐ)、重要人物(wù)的遠(yuǎn)近，交通是否便利，泊車(chē)是否方便？  
    現場布置包括：  
    1、背景布置。主題背景闆，内容含主題、會議日期，有(yǒu)的會寫上召開城市，顔色、字體(tǐ)注意美觀大方，顔色可(kě)以企業VI為(wèi)基準。  
    2、酒店(diàn)外圍布置，如酒店(diàn)外橫幅、豎幅、飄空汽球、拱形門等，各個酒店(diàn)有(yǒu)所不同，有(yǒu)的允許，有(yǒu)的不允許。  
    3、席位擺放。  
    擺放方式：發布會一般是主席台加下面的課桌式擺放，有(yǒu)的非正式、讨論性質(zhì)的會議是圓桌擺放式。注意确定主席台人員。不過，現在很(hěn)多(duō)會議采用(yòng)主席台隻有(yǒu)主持人位和發言席，貴賓坐(zuò)于下面的第一排的方式。   
    擺放原則：“職位高者靠前靠中(zhōng)，自己人靠邊靠後”。  
    注意席位的預留，一般在後面會準備一些無桌子的坐(zuò)席。  
    4、相關設備在發布會前要反複調試，保證不出故障。  
    5、簽到與迎接：一般在大堂、電(diàn)梯口、轉彎處有(yǒu)導引指示歡迎牌，一般酒店(diàn)有(yǒu)這項服務(wù)。事先可(kě)請好禮儀小(xiǎo)姐迎賓。一般會議會要求與會者留下名(míng)片，準備好“請賜名(míng)片”盒。  
    八、現場控制。  
　 現場控制是體(tǐ)現總協調人應變能(néng)力的一環，事實上，一個好的協調人會将工(gōng)作(zuò)做在前面：首先是預防變數的發生。比如平時做一些培訓，事前做一些排練。從實踐來看，現場的突變往往是因為(wèi)溝通不暢，考慮不周，以及禮節上的疏忽。應該重點重視這些方面；其次，要在事前準備好備選方案；再次，注意積累現場的靈活應變的處理(lǐ)技(jì )巧。   
　 對于前來的官員、經銷商(shāng)要有(yǒu)人陪同和溝通，對于前來的記者，應該一視同仁，不能(néng)對A媒體(tǐ)公(gōng)開某些情況而對B媒體(tǐ)則保密。對于記者個人挖掘的新(xīn)聞一般不宜轉告他(tā)人。  
　 在氣氛的控制上，總協調人處于一個平衡的“重心”上，氣氛輕松活潑，與會者的心情也會舒暢。另外一個重要因素是主持人，如果是自己主持則會好一些，但往往是分(fēn)身乏術，因此在發布會中(zhōng)，需要提前安(ān)排好一些事情，事先要與主持充分(fēn)溝通，讓他(tā)(她)對整個會議的風格有(yǒu)個大緻的了解與把握。  
　 在産(chǎn)品的演示講解過程中(zhōng)，可(kě)以用(yòng)一些現代科(kē)技(jì )手段，結合做好的示意圖、三維圖形、錄相、幻燈片等，以助與會者的理(lǐ)解。  
　 答(dá)記者問上，一般來說，由一位主答(dá)人負責回答(dá)，必要時，如涉及到專業性強的問題，由他(tā)人輔助。  
　 在國(guó)内，大多(duō)數記者不會提惡意刁難的問題，有(yǒu)時連善意刁難的問題都少涉及到，往往覺得太不精(jīng)彩。事實上，提問能(néng)夠反映記者對會議内容理(lǐ)解、把握的廣度和深度，是記者站在大衆的立場提出争議點、重點、難點和大衆關心的“點”，更有(yǒu)助于傳播。   
　發布會前一般會準備記者答(dá)問備忘提綱，并在事先取得一緻意見，尤其是主答(dá)和輔助答(dá)問者要取得共識。  
　 在發布會的過程中(zhōng)，對于記者的提問應該認真作(zuò)答(dá)，對于無關或過長(cháng)的提問則可(kě)以委婉禮貌地制止，對于涉及到企業秘密的問題，有(yǒu)的可(kě)以直接、禮貌地告訴它是企業機密，一般來說，記者也可(kě)以理(lǐ)解，有(yǒu)的則可(kě)以委婉作(zuò)答(dá)。不宜采取“無可(kě)奉告”的方式。對于複雜而需要大量的解釋的問題，可(kě)以先簡單答(dá)出要點，邀請其在會後探讨。  
　 整個會議應有(yǒu)正式的結尾。如果發布會安(ān)排在晚餐或午餐前結束，則應該有(yǒu)酒會或自助宴會等，在會議結束時，由主持人通知時間與地點。   
　 發布會後，宴會前，一般在貴賓室安(ān)排更深入的采訪。