如何組織新(xīn)聞發布會 ？
一、新(xīn)聞發布會概述
1、定義
新(xīn)聞發布會是由發布信息的主體(tǐ)（政府、企業、非營利組織）選定時間、地點，有(yǒu)媒體(tǐ)記者參與的問答(dá)式會議；新(xīn)聞發布會是發布主體(tǐ)為(wèi)公(gōng)布重大信息或解釋新(xīn)的方針政策而邀請記者參加的會議，因此通常在記者提問前有(yǒu)一段主動發布新(xīn)聞的時間。
2、特點
新(xīn)聞發布會是常見的新(xīn)聞發布形式，一般對所有(yǒu)相關的媒體(tǐ)開放，發布的内容可(kě)以全部公(gōng)開。新(xīn)聞發言人在記者提問前主動發布的内容十分(fēn)重要，它為(wèi)整個新(xīn)聞發布會定下基調。新(xīn)聞發布會要求發言人具(jù)備較高的掌控回答(dá)方向的能(néng)力，能(néng)夠使記者的提問不偏離發布會的基調。
3、适用(yòng)範圍
根據新(xīn)聞發布會規模較大、權威性強的特點，應在确實有(yǒu)重大新(xīn)聞需要公(gōng)開時才舉辦(bàn)；否則耗時耗力，記者也不一定感興趣。隻有(yǒu)當發布主題足夠重要、内容足夠豐富、對記者具(jù)有(yǒu)足夠的吸引力時，才适合召開新(xīn)聞發布會。因此在新(xīn)聞發布會之前發言人要按照新(xīn)聞規律對發布稿字斟句酌，并對記者可(kě)能(néng)提出的問題進行充分(fēn)的預測和準備。
二、新(xīn)聞發布會的3成功要素
1、 調研輿情——媒體(tǐ)想知道什麽？
首先要了解新(xīn)聞發布會媒體(tǐ)及其特點，以黨報黨刊為(wèi)代表的主流媒體(tǐ)與新(xīn)興商(shāng)業化媒體(tǐ)的關注點不同，大陸媒體(tǐ)，港澳台媒體(tǐ)與國(guó)外媒體(tǐ)的興趣點也不同。由于各種媒體(tǐ)的政治立場、受衆構成、辦(bàn)報方針等存在很(hěn)大的差别，所以來自各個媒體(tǐ)的記者提問也會有(yǒu)不同的側重點和角度。為(wèi)了“猜題”的命中(zhōng)率高，因此新(xīn)聞發言人必須了解不同媒體(tǐ)的特點。
一般國(guó)内記者主要關心大陸和所在區(qū)域的問題，香港、台灣的記者也是更多(duō)關心各自地區(qū)的問題。西方記者則關注中(zhōng)國(guó)的政治、社會、經濟等各方面的情況，以及關系到他(tā)們本國(guó)利益的問題，而且他(tā)們體(tǐ)溫會比較尖銳。
所以，在新(xīn)聞發布會前應掌握：
哪些媒體(tǐ)将派記者參加？
這些媒體(tǐ)的讀者、觀衆或聽衆是誰？
它在相關問題上做過怎樣的報道？
另外，調研近期媒體(tǐ)關注的熱點問題也十分(fēn)必要：
搜索一下媒體(tǐ)最近讨論較多(duō)的話題有(yǒu)哪些？
是否會與你将要發布的内容聯系起來？
調研輿情的方法主要是閱讀報紙雜志(zhì)、收看收聽電(diàn)視廣播、浏覽新(xīn)聞網頁(yè)等，還可(kě)以利用(yòng)網絡上免費的搜索引擎或者專業的數據庫，通過新(xīn)聞發布内容的關鍵詞搜索相關報道。輿情調研之後應列出一張問題單，把記者曾問過的、可(kě)能(néng)要問的問題進行彙總。
2、 确定口徑——你想讓媒體(tǐ)知道什麽？
口徑是指發布方對某個問題權威、準确、一緻的回答(dá)。确定口徑包括兩方面内容：一是根據掌握的媒體(tǐ)情況，針對他(tā)們關心的問題準備回答(dá)；二是必須注意的是，盡管記者會問到很(hěn)多(duō)問題，但是新(xīn)聞發言人不能(néng)夠被記者的問題牽着鼻子走，要在發布會前明确這次新(xīn)聞發布會的主題，并且圍繞這個主題确定口徑。
确定口徑首先要準确把握本部門的情況。新(xīn)聞發言人應該能(néng)夠列席本部門的重要會議，了解決策層在關鍵問題上的态度，确保各分(fēn)支機構傳來的信息無誤、及時。新(xīn)聞發言人要對将要發布的信息進行收集、整理(lǐ)、提煉，口徑就是對新(xīn)聞發布中(zhōng)的主要内容的概括，它的表達應是準确、簡練和易懂的。這樣既便于新(xīn)聞發言人記憶，記者也容易理(lǐ)解。确定口徑需要考慮到以下問題：
新(xīn)聞發布會的主題以及想要傳遞的核心信息是什麽？
目前已經掌握的相關信息有(yǒu)哪些？還缺少哪些信息？
決策領導對新(xīn)聞發布内容的意見，尤其是對敏感問題的意見如何？
還有(yǒu)哪些纰漏掉的問題沒有(yǒu)确定口徑？
新(xīn)聞發言人應把重要問題的口徑牢記在心，或者制作(zuò)稱方便查找的小(xiǎo)冊子。發言人還可(kě)以為(wèi)一條敏感問題的口徑準備幾種不同的表達方式，在新(xīn)聞發布會過程中(zhōng)用(yòng)變化的語言不斷重複同一個意思，從而加深記者的印象。
3、 包裝(zhuāng)信息——什麽樣的信息會成為(wèi)媒體(tǐ)上的新(xīn)聞？
新(xīn)聞發布的内容不能(néng)一味遷就媒體(tǐ)也不能(néng)自說自話，應該将那些需要公(gōng)衆知曉的信息加以包裝(zhuāng)，使他(tā)們更具(jù)新(xīn)聞性以獲得媒體(tǐ)的報道。也就是說，新(xīn)聞發言人要用(yòng)記者的方式傳播自己的立場。記者的方式包括：選擇新(xīn)鮮的角度、戲劇性的情節、吸引人的直接引語，使用(yòng)通俗的語言、直觀的圖表、必要地背景介紹等。如何讓你的資料變成明天的新(xīn)聞，這還将具(jù)體(tǐ)闡述。
如果目前你認為(wèi)自己還不具(jù)備足夠的新(xīn)聞敏感，那麽你至少要具(jù)備為(wèi)記者提供周到服務(wù)的意識；即内容做不到家，但形式必須做充分(fēn)，這樣對記者也有(yǒu)很(hěn)大的幫助。例如在新(xīn)聞發布會現場布置道具(jù)：張貼突出了發布會印象；在會場使用(yòng)電(diàn)腦、投影儀、黑闆（白闆）等設備，向記者演示、屆時難懂的專業内容等。此外還可(kě)以根據新(xīn)聞發布的主題，選擇适當的場地，不一定總是在新(xīn)聞發布廳裏。
三、新(xīn)聞發布會的準備
1、 确定發布會的主題
在召開新(xīn)聞發布會之前，首先要在輿情調研的基礎上确定是否有(yǒu)召開發布會的必要，記者會不會對發布的主題感興趣，能(néng)否完成準确詳盡的報道？否則，很(hěn)有(yǒu)可(kě)能(néng)費盡周折也請不到所需的媒體(tǐ)到場，即使到場也不做報道。
新(xīn)聞發言人應該挖掘發布會主題的新(xīn)聞點，既要突出自己的立場也要符合記者的需求，幫助媒體(tǐ)設計一個“新(xīn)聞鈎”，就像一個“引子”将你的信息順理(lǐ)成章地推銷出去。
一場新(xīn)聞發布會通常僅設置一個總的主題，圍繞該主題可(kě)以提供幾條重點信息。為(wèi)了使記者的報道更集中(zhōng)、力度更大，重點信息不能(néng)太多(duō)，最好不超過3條。
2、 确定發布人和主持人
根據發布主題确定最适合的發布人選。一般來說，發布人職位越高、名(míng)聲越響，對媒體(tǐ)記者的吸引力越大；但是選擇發布人的第一标準應以掌握發布内容的程度來衡量，對發布内容越熟悉，參與相關決策越多(duō)，其權威性越強，更容易應變記者提出的各種問題。此外，發布人最好是經過新(xīn)聞發言人培訓的人員，懂得對待記者的基本原則和回答(dá)棘手問題的技(jì )巧。發布人可(kě)由身經百戰的新(xīn)聞發言人自己擔當，對于專業性強的主題，也可(kě)以請相關的分(fēn)管領導、專家出任。
發布會的主持人一般由新(xīn)聞發言人擔任，主要負責把握發布會的節奏：宣布發布會開始和結束、說明發布會主題、介紹發布人、指定記者提問。在例行新(xīn)聞發布會上，新(xīn)聞發言人一般兼任發布人、主持人雙職，一個人完成一場新(xīn)聞發布，一般以站姿發布。
3、 确定發布會的時間
确定發布會的時間包括兩點：一是發布會在哪一天舉行，二是在這一天的什麽時候舉行。
在哪一天舉行主要是從發布會的效果考慮：這一天發布是否能(néng)與某相關熱點事件聯系起來？另外，這一天發布是否會與其他(tā)重要事件沖突，而分(fēn)散了媒體(tǐ)的注意力？例如，世界杯足球賽期間，其他(tā)體(tǐ)育新(xīn)聞被報道的篇幅就會減少。
在這一天什麽時候舉行主要考慮媒體(tǐ)的截稿時間：大部分(fēn)新(xīn)聞機構的截稿時間在中(zhōng)午以後，黃金時間的電(diàn)視新(xīn)聞在下午截稿，日報一般在晚上截稿。為(wèi)了給記者留出充裕的事件消化發布資料，編寫新(xīn)聞，發布會最好安(ān)排在上午10點，最晚也不要超過下午3點。一場發布會的時長(cháng)一般控制在1小(xiǎo)時左右。
對于重大突發事件的新(xīn)聞發布會，原則是越快越好，不論在什麽時間都可(kě)以立即召開發布會，向記者通報最新(xīn)情況、澄清事實，以免謠言泛濫。突發事件的新(xīn)聞發布可(kě)以時間很(hěn)短，多(duō)次召開，一有(yǒu)新(xīn)的情況就向記者透露，抓住他(tā)們的注意力。
4、 确定發布會的地點
确定發布會的地點主要是考慮給記者創造各種方便采訪的條件。一是交通應比較便利，能(néng)夠解決停車(chē)問題。二是會場設備齊全，如滿足拍攝需要的輔助燈光、網絡直播所需的網絡插口、擴音設備、電(diàn)源插座等，盡可(kě)能(néng)照顧到各種媒體(tǐ)的技(jì )術需求。三是會場應相對封閉，以免外面人走動、說話幹擾發布會。
特定主題的新(xīn)聞發布會，可(kě)以選擇有(yǒu)特色的發布場所，以增強傳播效果。
5、 确定媒體(tǐ)名(míng)單并邀請記者
在對媒體(tǐ)了解，調研之後，根據試圖達到的信息傳播範圍和影響力來确定媒體(tǐ)的覆蓋面積和級别，考慮如何配合選擇報紙、雜志(zhì)、廣播、電(diàn)視、網絡各種媒介；另外還要考慮這個媒體(tǐ)是國(guó)際性的、全國(guó)性的還是地方性的。确定邀請媒體(tǐ)的名(míng)單，還應根據新(xīn)聞發布會的主題，考慮行業類媒體(tǐ)的選擇，如财經類、體(tǐ)育類、教育類、衛生類、法制類等。
邀請對象一經确定，應提前發出采訪通知。這樣可(kě)以刺激電(diàn)視新(xīn)聞記者事先進行背景拍攝，并讓對主題不熟悉的人有(yǒu)機會了解一些背景。對采訪通知和發布主題的反應可(kě)以幫助我們确定散發資料的内容。發布會前新(xīn)聞發言人應主動與記者接觸，了解他(tā)們關心的問題。
6、 準備發布會資料
發布會材料的收集整理(lǐ)是發布會準備工(gōng)作(zuò)中(zhōng)最重要的也是最花(huā)費精(jīng)力的環節。發布會材料的準備應圍繞發布會的主題，依據确定的口徑。發布會材料包括文(wén)字資料，也可(kě)有(yǒu)圖像和實物(wù)資料。
準備發布會材料需經曆5個步驟：由新(xīn)聞辦(bàn)公(gōng)室進行輿情調研，由各相關部門提供基礎材料，由新(xīn)聞發言人及其助手發布會材料，有(yǒu)決策領導審批發布會材料，最後再由新(xīn)聞辦(bàn)公(gōng)室校對并印刷。
7、 發布會的會務(wù)準備
會務(wù)工(gōng)作(zuò)主要包括3各方面：會場設置、設備調試、現場分(fēn)工(gōng)。
(1)會場設置
會場設置主要完成背景闆、展闆、橫幅、宣傳畫等的設計和裝(zhuāng)貼，主席台及座簽的擺放，記者座位的布置，翻譯間和網絡直播台的安(ān)排，簽到處和資料發放台的擺放等。
(2)設備調試
設備調試主要是檢查話筒的聲量是否能(néng)夠到達會場的每個角落，固定電(diàn)話、移動話筒及音箱之間是否會産(chǎn)生噪音，燈光的亮度是否合适，空調是否運行正常，電(diàn)源插座，網絡接口等是否都完好，用(yòng)于備份的錄音、錄像設備是否已充足電(diàn)，如果使用(yòng)投影儀是否可(kě)與電(diàn)腦正常連接并且後排能(néng)否看清，同聲傳譯設備的信号是否清晰無幹擾。
(3)現場分(fēn)工(gōng)
在發布會前就要制定好每一位工(gōng)作(zuò)人員在現場的任務(wù)，明确分(fēn)工(gōng)。發布會現場的工(gōng)作(zuò)人員主要包括以下幾種。
總協調員：負責整體(tǐ)調度、處理(lǐ)突發情況、迎接發言人；
記者接待員：負責簽到、發放資料；
設備調控員：負責現場音響、燈光等的正常運行；
會場服務(wù)員：負責安(ān)排記者座位、給記者提供茶水點心、遞送話筒。
除此之外，有(yǒu)的發布會還需要翻譯人員和速錄人員。
8、 進行一場模拟發布會
模拟新(xīn)聞發布會可(kě)以完全按照發布會的日程進行一遍；如果時間有(yǒu)限，也可(kě)以更有(yǒu)針對性，比如重點模拟容易出錯的記者提問環節，還有(yǒu)與主持人的配合等。模拟新(xīn)聞發布會的記者應由專業培訓機構人員或可(kě)信賴的職業記者扮演，提出的問題越尖銳越好，這樣可(kě)以使發言人意識到在現場可(kě)能(néng)會出現的缺失。
模拟新(xīn)聞發布會最好在正式的發布廳進行，不知攝像機和燈光，制造出現場氣氛。在模拟發布會中(zhōng)，新(xīn)聞發言人要留意這樣一些問題：
哪幾個問題出乎我的意料？
哪些提問方式使我情緒波動了？
哪些回答(dá)我感覺不夠好？
四、發布會材料
1、 為(wèi)新(xīn)聞發言人準備的資料
為(wèi)新(xīn)聞發言人準備的資料，即發布方資料，一般包括4種：主持人的主持詞、發布人的發布稿、答(dá)問參考、輔助材料。
2、 為(wèi)記者準備的資料
發言人給記者準備的材料，即媒體(tǐ)方材料，常見的有(yǒu)7種：新(xīn)聞通稿、新(xīn)聞事實資料、背景材料、問答(dá)材料、專家名(míng)單、圖像動畫資料、發布會材料清單。如果邀請了外國(guó)記者，應同時準備英文(wén)材料。
